Dokumen dalam Siklus Penjualan dan Penagihan Piutang
• Bill of lading – kontrak tertulis antara pengangkut dengan penjual mengenai penerimaaan dan pengiriman barang.
• Sales invoice – dokumen yang berisi deskripsi barang yang dijual, kuantitas, harga, biaya pengangkutan, dan hal lain yang relevan.
• Credit memo – dokumen yang menerangkan pengurangan jumlah piutang utang dagang karena adanya pengembalian atau allowance yang diberikan.
• Remittance advice – dokumen yang dikirimkan bersamaan dengan sales invoice kepada pelanggan, yang akan dikembalikan pada saat pembayaran oleh pelanggaan
• Customer statement – dokumen yang berisi ringkasan mengenai mutasi dan saldo rekening utang dagang yang dimiliki oleh seorang pelanggan.
Pemisahan Fungsi dalam Siklus Penjualan
a. Otorisasi transaksi penjualan: transaksi penjualan dimulai dengan adanya “customer order”. “Customer order” dijadikan dasar untuk penyiapan”sales order”
b. Persetujuan kredit: copy “sales order” dikirim ke credit department untuk mendapat persetujuan. Persetujuan diberikan berdasarkan kredit limit dan kinerja dari pelanggan ybs.
c. Pencatatan penjualan: Bagian Account Receivable mengelola accounts receivable subsidiary ledger; dan Bagian General Accounting mengelola general ledger
d. Penyimpanan barang: dilakukan oleh bagian gudang
Pemisahan Fungsi dalam Siklus Penjualan
1. Fungsi Otorisasi:
• Menerima order dari pelanggan
• Persetujuan kredit dan penagihan piutang
2. Fungsi Pencatatan:
• Pencatatan penjualan dan proses billing
• Pencatatan fisik persediaan
• Pengelolaan general ledger accounting records
• Pengelolaan detailed accounts receivable records
3. Fungsi Pengelolaan Fisik Aset:
• Persediaan barang (inventory)
• Pemrosesan cash receipts
Tujuan Audit untuk Transaksi Penjualan
Existence (Keberadaan) Transaksi
Penjualan
a. Test of control (Pengujian Pengendalian) – examine (telaah sales invoice apakah sesuai dengan bill of lading dan customer order yang terkait.
b. Substantive test – Auditor harus memperhatikan tiga jenis misstatements yang sering terjadi:
1) Pencatatan penjualan tanpa pengiriman barang (recorded sales with no shipment) – trace (trasir) dari sales journal entry ke shipping document
2) Penjualan dicatat lebih dari sekali (sales recorded more than once) – periksa apakah ada pembatalan dokumen pengangkutan.
3) Pengiriman dilakukan kepada pelanggan fiktif – pegawai yang mencatat penjualan harusnya tidak merangkap fungsi otorisasi pengiriman.
Completeness (Kelengkapan) Transaksi
Penjualan
a. Test of control – teliti jumlah dan urutan shipping documents (yang prenumbered).
b. Substantive test – salah satu prosedur yang efektif adalah men-trace dari shipping documents (dokumen pengangkutan) ke sales invoice dan entry dalam sales journal.
Accuracy (Akurasi) Transaksi Penjualan
a. Test of control – Examine (telaah) approved price list untuk meneliti akurasi dan apakah telah mendapat otorisasi.
b. Substantive test – ambil entries dalam sales journal kemudian bandingkan dengan rincian ledger accounts receivable dan sales invoices.
Classification (Klasifikasi) Transaksi
Penjualan
a. Test of control – Examine document package for duplicate verification.
b. Substantive test –perhatikan cara penjurnalan, tidak diperkenankan mendebit accounts receivable untuk penjualan tunai atau mengkredit penjualan untuk penerimaan kas dari penagihan piutang. Tidak diperkenankan pula untuk mencatat penjualan operating assets sebagai sales. Prosedur yang sering digunakan adalah menelaah duplicate sales invoice untuk meneliti kebenaran klasifikasi penjurnalan.
Timing (Ketepatan Waktu) Transaksi
Penjualan
a. Test of control – periksa kelengkapan dan urutan shipping documents.
b. Substantive test – Penjualan harus dicatat pada saat kepemilikan barang sudah beralih pada pihak pembeli. Prosedur yang biasanya digunakan adalah membandingkan tanggal pencatatan sales journal dengan tanggal pada duplicate sales invoice dan shipping document.
Posting and Summarization Transaksi
Penjualan
a. Test of control – Examine (telaah) bukti-bukti bahwa accounts receivable master file telah direkonsiliasi dengan general ledger-nya.
b. Substantive test – Lakukan footing dan cross-footing terhadap sales journal dan trace jumlah totalnya kegeneral ledger.
Tujuan Audit Untuk Sales Return and Allowance
Tujuan audit dan prosedur untuk mengaudit retur penjualan (sales return and allowance) sama dengan tujuan audit dan metodologi untuk Penjualan (sales).
a. Internal Control untuk Existence
b. Internal Control untuk Completeness
c. Common Types of Transactions
Sales Adjustment Existence
Memastikan bahwa sales adjustments yang dicatat benar-benar terjadi karena perbedaan jumlah has yang diterima dari penagihan piutang dapat ditutupi dengan sales return or allowance yang fiktif.
Sales Adjustment Completeness
Sales returns and allowances yang tidak dicatat dapat dimanfaatkan oleh manajemen untuk overstate (manaikkan) net income.
Major Types of Sales Adjustment Transactions
a. Customers dapat memperoleh diskon apabilan membayar utang dagang lebih awal dari waktu yang ditentukan.
b. Customers dapat mengembalikan barang atau meminta pengurangan harga dari price list.
c. Incorrect billing.
d. Bad debt write-offs (penghapusan piutang tidak tertagih).
Tujuan Audit untuk Transaksi Penagihan Kas
Existence Transaksi Penagihan Kas
a. Test of control – Observe (amati) apakah akuntan telah merekonsiliasi bank account.
b. Substantive test – Trace penjurnalan penerimaan kas ke bank statement (rekening koran).
Completeness Transaksi Penerimaan Kas
a. Test of control – Observe (amati) prelisting of cash receipts.
b. Substantive test – bandingkan prelisting of cash receipts dengan duplicate deposit slip.
Accuracy Transaksi Penerimaan Kas
a. Test of control – Observe (amati) apakah akuntan telah melakukan rekonsiliasi account bank (ledger dengan rekening koran).
b. Substantive test – bandingkan antara bukti penerimaan kas (cash receipts) dengan rincian bukti penerimaan dalam rincian rekening koran.
Classification Transaksi Penerimaan Kas
a. Test of control – Examine (telaah) bukti-bukti verifikasi internal.
b. Substantive test – Examine (telaah) bukti transaksi untuk menguji kebenaran klasifikasi account.
Timing Transaksi Penerimaan Kas
a. Test of control – amati penerimaan kas yang belum tercatat pada suatu waktu untuk mengetahui kapan transaksi itu dicatat.
b. Substantive test – bandingkan tanggal penerimaan pada rekening koran dengan tanggal cash receipts journal dan prelisting of cash receipts.
Lapping of Accounts Receivable
Lapping dilakukan untuk menutupi adanya pencurian kas, dimana seorang pegawai menunda pencatatan penerimaan kas dari satu customer dan menutupi kekurangan dengan penerimaan dari customer lain. Dapat dideteksi dengan membandingkan nama, jumlah, dan tanggal yang tercantum dalam remittance advices dengan cash receipts journal dan deposit slips.
